Titolare del trattamento dei Dati Personali
Octo Telematics S.p.A., con sede legale in via V. Lamaro n. 51 – 00173 – Roma(di seguito “Octo” o “Titolare”), in qualità di Titolare del trattamento, tratterà i Suoi dati personali in conformità a quanto stabilito dalla normativa in materia di protezione dei dati personali applicabile e dalla presente informativa.
Responsabile della Protezione dei dati personali (RPD)
Il Titolare ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati che può essere contattato tramite l’indirizzo e-mail dpo@octotelematics.com.
Oggetto e Modalità del Trattamento
Con la presente siamo ad informarla che, nell’ambito dell’attività di gestione della sua chiamata al nostro Contact Center, il Titolare potrà trattare alcuni Suoi Dati Personali, tra i quali: dati anagrafici e identificativi (nome e cognome, Codice Fiscale), dati di contatto (numero di telefono, indirizzo elettronico), dati relativi al veicolo, dati relativi alla polizza e alla sua compagnia assicurativa, registrazioni vocali.
Per trattamento di Dati Personali, ai fini della presente informativa, è da intendersi qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute anche con l’ausilio di processi automatizzati ed applicate ai Dati Personali, in conformità a quanto previsto dalla vigente normativa relativa alla protezione dei dati personali (GDPR). La informiamo che i Dati Personali verranno trattati con il supporto di mezzi informatici o telematici.
Octo Telematics ha adottato misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio e nel rispetto dell’art. 32 del GDPR.
Finalità e base giuridica del trattamento
I suoi dati verranno trattati al fine di consentire al Titolare la gestione delle richieste di supporto e assistenza nell’ambito dei servizi telematici erogato, sulla base della necessità di eseguire un contratto di cui lei è parte o misure precontrattuali adottate su sua richiesta.
I Dati Personali sono altresì trattati per conformarsi agli obblighi normativi applicabili, in adempimento di un obbligo legale a cui Octo è soggetta.
Ulteriore finalità includono la registrazione delle chiamate esclusivamente al fine di verificare la qualità dei servizi resi ai propri utenti dal contact center o la tutela del Titolare in caso di contestazioni o reclami. Tali trattamenti si fondano sul legittimo interesse del Titolare alla tutela aziendale, all’efficienza del sistema di gestione interno e alla tutela delle proprie ragioni.
Per quanto riguarda, in particolare, l’attività di analisi qualitativa effettuata mediante la registrazione delle chiamate, la informiamo che il Titolare ha adottato misure volte alla minimizzazione dei dati personali trattati, tra cui procedure di anonimizzazione e di mascheramento dei dati identificativi.
Il mancato conferimento dei Dati Personali comporterebbe l’oggettiva impossibilità di effettuare le attività di assistenza da lei richieste.
La informiamo che, per i trattamenti basati sul legittimo interesse, lei ha il diritto di opporsi, in qualsiasi momento, al trattamento dei suoi dati personali raccolti per motivi connessi alla sua situazione particolare. In seguito alla sua opposizione, Octo si asterrà di trattare ulteriormente detti dati personali, salvo sussistano motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sui suoi interessi e diritti oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
Destinatari dei Dati Personali
I Dati Personali potranno essere comunicati a:
- fornitori di servizi strumentali al perseguimento delle finalità suindicate;
- altre società del Gruppo Octo per finalità amministrative e/o contabili;
- autorità e/o enti pubblici, cui i Dati Personali vanno comunicati in forza di norme cogenti e/o per l’esercizio e/o la difesa di diritti e/o interessi legittimi.
Trasferimento dei Dati Personali
Qualora i destinatari siano ubicati al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE), Octo assicura che il Trattamento dei Dati avvenga nel rispetto della normativa applicabile. In particolare, i trasferimenti si baseranno su una decisione di adeguatezza della Commissione Europea ovvero sulle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea o su un’altra idonea base giuridica, nel rispetto delle raccomandazioni 01/2020 dell’EDPB.
Periodo di conservazione dei Dati Personali
I Dati Personali oggetto di trattamento per le finalità di cui sopra saranno conservati nel rispetto dei principi di proporzionalità e necessità, e comunque fino a che non siano state perseguite le finalità del trattamento. I suoi Dati Personali saranno conservati per 10 anni. Con riferimento, in particolare, alle registrazioni delle chiamate, queste ultime saranno cancellate al massimo decorsi 90 giorni dalla registrazione, fatta salva l’esigenza di una ulteriore conservazione per finalità di tutela dei diritti di Octo, ovvero un periodo inferiore se concordato tra le parti.
Diritti degli interessati
Ai sensi degli artt. 15 – 21 del GDPR, in relazione ai Dati personali comunicati, Lei ha il diritto di esercitare i seguenti diritti:
a) accedere e chiederne copia;
b) richiedere la rettifica;
c) richiedere la cancellazione;
d) ottenere la limitazione del trattamento o la portabilità dei dati; e
e) opporsi al trattamento.
Per l’esercizio dei Suoi diritti, nonché per maggiori informazioni relative ai Suoi Dati Personali, Lei potrà rivolgersi al seguente indirizzo e-mail dpo@octotelematics.com, specificando nell’oggetto il contenuto della Sua richiesta.
Le ricordiamo che ai sensi della disciplina vigente può proporre un reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali, con sede a Roma, in Piazza Venezia, 11, e-mail: protocollo@gpdp.it.
