INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”)

La società Octo Telematics S.p.A., con sede legale in Via Vincenzo Lamaro, 51 00173 – Roma, C.F. e P.IVA 03499230963, Registro delle imprese di Roma – R.E.A. 1186572( “Octo”), in qualità di titolare del trattamento (di seguito, il “Titolare”), tratterà i Suoi dati personali (“Dati Personali”) ai sensi della presente informativa (“Informativa“), in conformità a quanto stabilito dal Regolamento (UE) n. 679 del 27 aprile 2016, c.d. General Data Protection Regulation o “Regolamento“, nonché dal D. Lgs. n. 196 del 30 giugno 2003 – come modificato dal D. Lgs. 101/2018 – recante il “Codice per la protezione dei dati personali“, come di volta in volta modificato o sostituito (congiuntamente, la “Normativa Privacy Applicabile“).

Responsabile della Protezione dei dati personali

Il Titolare ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati personali (“RPD” o “DPO”) che può essere contattato ai seguenti recapiti:

Octo Telematics S.p.A.

Via Vincenzo Lamaro 51

00173 Roma

E-mail: dpo@octotelematics.com  

Oggetto e Modalità del Trattamento

Con la presente siamo ad informarla che, al fine della sua partecipazione all’evento Octo Connected Forum che si terrà in data 13 Ottobre 2023 (di seguito, l’“Evento”), il Titolare tratterà i Dati Personali identificativi da Lei comunicati all’atto dell’iscrizione all’Evento stesso.

I summenzionati Dati Personali identificativi sono:

• nome e cognome;
• e-mail;
• numero di telefono;
• Paese;
• società di appartenenza;
• ruolo.

Per trattamento di Dati Personali, ai fini della presente informativa, è da intendersi qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute anche con l’ausilio di processi automatizzati ed applicate ai Dati Personali, in conformità a quanto previsto dalla Normativa Privacy Applicabile. La informiamo che i Dati Personali verranno trattati manualmente e/o con il supporto di mezzi informatici o telematici.

Finalità e base giuridica del trattamento

Il Titolare tratterà i Suoi Dati Personali esclusivamente per finalità connesse alla gestione, organizzazione e svolgimento dell’Evento, compreso l’invio di comunicazioni di tipo informativo legate alla realizzazione dell’Evento stesso.

Il conferimento dei Suoi Dati Personali è necessario per consentirle di completare la sua richiesta di registrazione e per partecipare all’Evento.

Il Titolare, inoltre, potrà trattare i Suoi Dati Personali per le seguenti ulteriori finalità:

1. l’invio di newsletter inerente a materiale informativo di OCTO (opzionale);
2. la raccolta e il trattamento dei dati da parte di OCTO per finalità di marketing (opzionale); e
3. la raccolta, il trattamento e la trasmissione dei dati alle società partners dell’evento, appartenenti ai settori dell’automotive, del commercio, dei servizi e della consulenza, in qualità di autonomi titolari, per proprie finalità di marketing(opzionale). Resta inteso che a seguito della trasmissione dei dati alle società partners dell’evento, il successivo trattamento dei Suoi Dati personali verrà regolato dall’informativa privacy che queste tempestivamente le forniranno.

In entrambi tali casi suindicati sub lett. a), b) e c),  la base giuridica del trattamento sarà il Suo consenso.

Non utilizzeremo i Suoi Dati Personali per finalità diverse e ulteriori rispetto a quelle descritte nella presente informativa, se non informandola previamente e, ove necessario, ottenendo il Suo consenso.

Destinatari dei Dati Personali

I Suoi Dati Personali potranno essere resi accessibili, per le finalità sopra menzionate:

1. ai dipendenti e ai collaboratori del Titolare che sono incaricati al trattamento dei dati o alle società del Gruppo Octo;
2. alle società terze o altri soggetti (“Terze Parti”) che svolgono attività per conto del Titolare, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento, nel rispetto delle prescrizioni della vigente Normativa Privacy Applicabile; e
3. qualora venga prestato il consenso per la finalità di cui alla lettera c), alle società partners dell’Evento.

Periodo di conservazione dei Dati Personali

I Dati Personali oggetto di trattamento per le finalità di cui sopra saranno conservati nel rispetto dei principi di proporzionalità e necessità, e comunque fino a che non siano state perseguite le finalità del trattamento. I Suoi Dati Personali oggetto di trattamento per la finalità di partecipazione all’Evento, salvo necessità specifiche, saranno conservati per non più di 15 giorni dallo svolgimento dell’Evento stesso (salvo controversie, richieste delle autorità competenti o disposizioni di legge applicabili).

I Suoi Dati Personali oggetto di trattamento per le finalità di (a) invio di newsletter e (b) raccolta e trattamento dei dati per finalità di marketing e (c) trasmissione dei dati alle società partner dell’evento saranno conservati e trattati fino alla revoca del consenso che potrà avvenire inviando tempestiva comunicazione alla mail marketing@octotelematics.com (salvo controversie, richieste delle autorità competenti o disposizioni di legge applicabili).

Al termine dei periodi suddetti, i Dati Personali saranno cancellati o resi in forma anonima.

Diritti degli interessati

Ai sensi degli artt. 15 – 21 del GDPR, in relazione ai Dati Personali comunicati, Lei ha il diritto di esercitare i seguenti diritti:

• ottenere in ogni momento la conferma dell’esistenza o meno di dati che la riguardano e la loro comunicazione in forma intellegibile;
• accedere a tali dati;
• verificarne e chiedere indicazione su contenuto, origine, finalità del trattamento e relative modalità, inclusa la logica sottesa al trattamento effettuato attraverso mezzi automatizzati;
• ottenere l’indicazione degli estremi identificativi del titolare e dei responsabili;
• chiedere integrazione, aggiornamento, rettifica dei Dati Personali;
• ottenere la limitazione, cancellazione, trasformazione in forma anonima, blocco per violazione di legge e l’attestazione che tali operazioni sono state portate a conoscenza di coloro a cui i erano stati comunicati o diffusi;
• opporsi, per motivi legittimi, al trattamento;
• il diritto di revocare liberamente e in qualsiasi momento il consenso al trattamento dei dati personali, ove prestato;
• ricevere in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che la riguardano, anche per la trasmissione degli stessi ad altro titolare (c.d. portabilità dei dati);
• proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (anche attraverso il sito www.garanteprivacy.it).

Salvo quanto sopra riportato in merito alla possibilità di effettuare reclamo presso il Garante, Lei può esercitare i suoi diritti privacy inviando una e-mail all’indirizzo dpo@octotelematics.com ovvero, tramite posta ordinaria, all’indirizzo del Titolare sopra riportato.