Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito “Regolamento” o “GDPR”), La informiamo che Octo Telematics S.p.A. – con sede in Via Vincenzo Lamaro, 51 – 00173 Roma (RM) in qualità di titolare del trattamento (di seguito “Titolare”), raggiungibile all’indirizzo e-mail: privacy@octotelematics.com, raccoglierà i Suoi dati personali mediante il sistema di videosorveglianza installato presso la stessa.

Il Titolare ha nominato il Responsabile della protezione dei dati personali (“DPO”), che è a disposizione per tutte le questioni relative al trattamento dei Suoi dati personali e all’esercizio dei diritti derivanti dalla normativa in materia di protezione dei dati ed è contattabile all’indirizzo e-mail: dpo@octotelematics.com.

Relativamente al sistema di videosorveglianza, La informiamo che l’impianto sarà in funzione nei giorni feriali dalle ore 22.00 alle ore 05.30 e nei i giorni festivi 24 ore su 24, con accensione alle ore 13 di sabato fino alle ore 05.30 del lunedì successivo.
Il dispositivo è atto ad acquisire la Sua immagine esclusivamente per ragioni di tutela del patrimonio aziendale, con modalità tali da limitare l’angolo visuale dell’area effettivamente da proteggere.
La presente informativa integra l’informativa “semplificata” fornita attraverso il cartello posto in corrispondenza delle nostre telecamere.

Categorie e tipi di dati oggetto del trattamento
I dati personali oggetto del trattamento sono quelli raccolti tramite il sistema di videosorveglianza, appartenenti alla categoria dei dati comuni e consistenti essenzialmente nelle immagini che La ritraggono, potenzialmente anche in volto.

Finalità e base giuridica del trattamento dei Dati Personali
Le immagini acquisite tramite il sistema di videosorveglianza saranno trattate per finalità di tutela del patrimonio aziendale. La base di legittimità del trattamento è rinvenibile nell’interesse legittimo del Titolare ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) del Regolamento.

I Suoi dati personali saranno, altresì, eventualmente trattati per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria sulla base dell’art. 6, par.1, lett. f) del GDPR. Inoltre, in base all’art. 6, par.1, lett. c) del GDPR, i Suoi dati potranno essere trattati nella misura strettamente indispensabile per adempiere gli obblighi normativi a cui il Titolare stesso è tenuto, ivi inclusi gli ordini emanati dalle Autorità giudiziarie e di polizia.

Conservazione dei Dati Personali
Le immagini acquisite dalla telecamera sono conservate, nel rispetto dei principi di minimizzazione e limitazione della conservazione ex art. 5, par. 1, lett. c) ed e) del Regolamento, per un periodo non superiore a 24 ore e successivamente cancellate in modo automatico, in conformità a quanto previsto dalle FAQ sulla Videosorveglianza del Garante per la Protezione dei Dati personali. Il Titolare si riserva, ad ogni modo, di conservare i Suoi dati personali anche per il tempo strettamente necessario per l’adempimento degli obblighi normativi cui il Titolare è soggetto nonché per soddisfare eventuali esigenze difensive.

Maggiori informazioni sono disponibili presso il Titolare contattabile ai recapiti sopra indicati.

Modalità del trattamento
I Suoi dati sono trattati in forma cartacea e con l’ausilio di strumenti elettronici, nel rispetto del Regolamento e dei Provvedimenti del Garante per la Protezione dei Dati Personali applicabili, tra cui in particolare le FAQ sulla Videosorveglianza, compresi i profili di sicurezza e confidenzialità, secondo logiche e procedure correlate alle finalità sopra indicate.
Le modalità con le quali il sistema di videosorveglianza rileva le immagini video è tale da limitare l’angolo visuale all’area effettivamente da proteggere, evitando, per quanto possibile, la ripresa di luoghi circostanti e di particolari che non risultino rilevanti.

Destinatari
I Suoi dati potranno essere acceduti dai seguenti soggetti esclusivamente per le finalità descritte e in osservanza delle norme previste dal Regolamento e dal citato provvedimento emesso dal Garante per la Protezione dei Dati personali:
1) soggetti che agiscono tipicamente in qualità di responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR (es. società incaricata del servizio di manutenzione);
2) Autorità competenti (es. autorità giudiziarie e di polizia) che abbiano avanzato formale richiesta; in tale ipotesi, la comunicazione dei dati è necessaria ad adempiere un obbligo normativo al quale è soggetto il titolare del trattamento ai sensi dell’art. 6.1.c) del Regolamento.

L’elenco aggiornato e completo dei responsabili è disponibile presso il Titolare e/o il DPO ai recapiti sopra indicati.

Trasferimento dei dati extra UE
I Suoi dati personali non saranno oggetto di trasferimento verso Paesi Terzi.

I Suoi diritti
Lei ha il diritto di accedere in qualunque momento ai dati che La riguardano ai sensi degli artt. 15-22 GDPR.
Lei potrà chiedere la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento dei dati stessi nei casi previsti dall’art. 18 del GDPR, la revoca del consenso, di ottenere la portabilità dei dati che La riguardano nei casi previsti dall’art. 20 del GDPR.

Tuttavia, trattandosi di dati raccolti tramite il sistema di videosorveglianza, si precisa che non è in concreto esercitabile il diritto di rettifica e integrazione in considerazione della natura intrinseca dei dati raccolti, in quanto si tratta di immagini raccolte in tempo reale riguardanti un fatto obiettivo.

Lei può formulare una richiesta di opposizione al trattamento dei Suoi dati ex art. 21 del GDPR nella quale dare evidenza delle ragioni che giustifichino l’opposizione: il Titolare si riserva di valutare la Sua istanza, che non verrebbe accettata in caso di esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgano sui Suoi interessi, diritti e libertà.

Le richieste devono essere rivolte per iscritto al Titolare ovvero al DPO ai recapiti sopraindicati.

Qualora ritenga che il trattamento dei Suoi dati personali effettuato dal Titolare avvenga in violazione di quanto previsto dal GDPR, Lei ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati personali, come previsto dall’art. 77 del GDPR stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del GDPR).

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Information Notice for Visitors pursuant to Article 13 of the Regulation(EU) 679/2016 on Video Surveillance Systems

Pursuant to Article 13 of Regulation (EU) 2016/679 (hereinafter the “Regulation” or “GDPR”), we inform you that Octo Telematics S.p.A. – with registered office at Via Vincenzo Lamaro, 51 – 00173 Rome (RM), in its capacity as data controller (hereinafter the “Controller”), contactable at the e-mail address: privacy@octotelematics.com, will collect your personal data through the video surveillance system installed at its premises.

The Controller has appointed a Data Protection Officer (“DPO”), available for any questions relating to the processing of your personal data and the exercise of rights under data protection legislation, who can be contacted at: dpo@octotelematics.com.

With regard to the video surveillance system, please note that it will operate on weekdays from 10:00 p.m. to 5:30 a.m., and 24 hours on holidays, starting from 1:00 p.m. on Saturday until 5:30 a.m. on the following Monday.

The system is designed to capture your image exclusively for the purpose of protecting company assets, using methods that limit the camera’s angle to only the area that actually requires protection.

This notice supplements the simplified notice provided through signage placed near the cameras.

Categories and Types of Data Processed
The personal data processed consists of images collected through the video surveillance system, which fall under the category of ordinary personal data, and mainly consist of footage that may include your face.

Purpose and Legal Basis of Processing
The images captured by the video surveillance system are processed for the purpose of protecting company assets. The legal basis for processing lies in the legitimate interest of the Controller pursuant to Article 6(1)(f) of the Regulation.
Your personal data may also be processed for the establishment, exercise, or defense of legal claims pursuant to Article 6(1)(f) of the GDPR. Furthermore, based on Article 6(1)(c) of the GDPR, your data may be processed to the extent strictly necessary to comply with legal obligations to which the Controller is subject, including orders issued by judicial or law enforcement authorities.

Retention of Personal Data
The images captured by the cameras are retained, in compliance with the principles of data minimization and storage limitation under Article 5(1)(c) and (e) of the Regulation, for no more than 24 hours and are subsequently automatically deleted, in accordance with the Video Surveillance FAQs published by the Italian Data Protection Authority. However, the Controller reserves the right to retain your personal data for as long as necessary to fulfill legal obligations or for defensive purposes.

More information is available by contacting the Controller at the above addresses.

Processing Methods
Your data is processed both in paper and electronic form, in compliance with the Regulation and the applicable measures issued by the Italian Data Protection Authority, particularly the Video Surveillance FAQs, including security and confidentiality safeguards, and according to procedures aligned with the purposes stated above.
The video surveillance system is configured to limit the camera’s field of view to only the relevant area, avoiding, as far as possible, recording of surrounding areas or irrelevant details.

Recipients
Your data may be accessed by the following parties solely for the purposes described above and in compliance with the Regulation and applicable measures issued by the Data Protection Authority:
1) Parties acting as data processors pursuant to Article 28 of the GDPR (e.g., maintenance service providers);
2) Competent authorities (e.g., judicial and law enforcement authorities) upon formal request; in such cases, the communication of data is necessary to comply with a legal obligation under Article 6(1)(c) of the Regulation.

The updated and complete list of data processors is available from the Controller and/or the DPO at the above contact details.

Transfer of Data Outside the EU
Your personal data will not be transferred to non-EU countries.

Data Subject’s Rights
You have the right to access your data at any time pursuant to Articles 15–22 of the GDPR. You may request rectification, erasure, restriction of processing under Article 18 of the GDPR, withdraw consent, or request data portability under Article 20 of the GDPR.

However, since the data is collected through a video surveillance system, please note that the rights of rectification and integration are not practically applicable due to the nature of the data, as the images are captured in real time and represent objective facts.

You may submit an objection to the processing of your data under Article 21 of the GDPR, stating the reasons for your objection. The Controller will assess your request, which will not be granted if there are compelling legitimate grounds for the processing that override your interests, rights, and freedoms.

Requests must be sent in writing to the Controller or the DPO at the above contact details.

If you believe the processing of your personal data by the Controller violates the GDPR, you have the right to file a complaint with the Italian Data Protection Authority as provided for by Article 77 of the GDPR or to take legal action (Article 79 of the GDPR).